Groups, Teams, Yammer oder was?

Für alle, die in der Vielfalt der Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Umfeld von Office 365 etwas den Überblick verloren haben, hier eine kurze Gegenüberstellung der wichtigsten Dienste und Apps:

E-Mail

In diesem Beitrag nur der Vollständigkeit halber erwähnt: Als richtiges Kollaborations-Tool kann man die Kommunikation via E-Mail eigentlich nicht mehr bezeichnen! Es fehlen Möglichkeiten für den interaktiven und spontanen Austausch, jegliche Kommunikation erfolgt asynchron. Über die Mail hinausgehende Konzepte, wie Dokumenten-Shares, gemeinsame Aufgaben-Planer u.ä., sind von Haus aus nicht vorgesehen.

Dafür ist der Service als solcher etabliert, jeder kennt das Verfahren und kann damit umgehen(?). Neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit werden jedoch nicht erschlossen.

Yammer

Yammer ist als Chat für das „Große Ganze“ gedacht, also eine Kommunikationsplattform auf der ein allgemeiner firmenweiter Austausch, mitunter zwischen tausenden von Mitarbeitern, stattfinden kann. Und das, bei Bedarf, sogar firmenübergreifend, sozusagen als „Social Media“-Plattform!

Weniger geeignet ist Yammer hingegen, um sich innerhalb von Projektteams oder Abteilungen über Spezifika auszutauschen oder die Arbeit innerhalb von Teams zu organisieren. Für kleinere Firmen mit wenig Mitarbeitern, bringt der Einsatz von Yammer für die interne Kommunikation daher keinen großen Nutzen.

Groups

Groups in O365 ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein „Mitgliedschaftsdienst“ (Member Service), der verschiedene Dienste und Anwendungen miteinander vereint:

  • Ein E-Mail-Verteiler für Mails
  • Eine SharePoint-Site für den Dateiaustausch
  • Ein OneNote für Notizen
  • Ein Planner für die Aufgaben-Planung

Da es keine eigenständige Anwendung ist, findet sich auch keine „Groups“-App in der Anwendungsliste in O365. Als Mitglied einer Group wird man jedoch automatisch auch Mitglied in den für die Group bereitgestellten Resourcen, wie oben aufgeführt.

Bevor es „Teams“ gab, waren Groups damit schon mal ein wichtiger Schritt in Sachen „digitale Zusammenarbeit“ und sie sind es noch, denn sie sind auch das Fundament von „Teams“!

Teams

Teams ist die App innerhalb von O365, um die Arbeit innerhalb von Projekten, Abteilungen und Gruppen innerhalb einer Firma effizient zu organisieren und dabei die themen- und projektspezifische Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu vereinfachen, egal, ob On-Prem oder Remote.

Da Teams auf Groups aufbaut, bringt ein Teams-Team erst mal alles mit, was auch eine Group schon bereitstellt, allerdings alles vereint unter einer Haube. Darüber hinaus besteht in Teams noch die Möglichkeit sog. „Kanäle“ (Channels) einzurichten, welche spezifischere Abgrenzungen innerhalb des Teams ermöglichen, mit jeweils eigenem Fileshare, Planner oder was man sonst noch so braucht. Damit wird auch bei komplexen Teams mit vielen Mitgliedern und Aufgaben eine übersichtliche Organisation ermöglicht.

Weiterhin gibt es innerhalb von Teams die Möglichkeit von Unterhaltungen (Chats) für den spontanen Austausch, ähnlich, wie bei Skype for Business, aber mit mehr Möglichkeiten. Diese Chats laufen üblicherweise Kanal-weit, alle Mitglieder eines Kanals sind also gleichermaßen beteiligt und sehen alle Beiträge. Private Chats zwischen Einzel-Mitgliedern sind auch möglich. Die Chats sind persistent, bleiben also erhalten, wie man das z.B. schon von Messengern wie „WhatsApp“(TM) kennt, inkl. angehängter Bilder, Dateien, Links usw.

Eine große Stärke von Teams ist die Möglichkeit die für jeden Kanal bereitgestellten Inhaltsreiter der Team-Seite durch weitere Reiter (Tabs) zu ergänzen. Zu Beginn gibt es einen Reiter für Chats, einen Reiter für gemeinsame Dateien (SharePoint-basiert) und einen Wiki-Reiter. Daneben lassen sich aber beliebig weitere Reiter mit unterschiedlichen Inhalten ergänzen: Planner für die Aufgabenplanung, Forms für Umfragen, Power BI für Auswertungen, PowerPoint für Präsentationen, PowerApps usw. Sogar eine direkte Verbindung mit Visual Studio Team Services (VSTS) ist möglich, um Aufgaben und Backlog Items aus einem VSTS-Projekt direkt mit dem Team zu verbinden und dort als eigene bearbeitbare Reiter anzuzeigen!

Externe Kunden oder freie Mitarbeiter können als Gäste in ein Team eingeladen werden und nehmen dann teil an den für sie freigegeben Chats und Ressourcen.

Richtig rund wird Teams mit der eigenständigen Desktop-App, die als lokaler Teams-Client installiert werden kann. Neben allen Funktionen der Web-Oberfläche ermöglicht die Desktop-App zusätzlich auch Video- und Audio-Konferenzen und wird damit sozusagen zu einem „Super“-Skype for Business inkl. Screen-Sharing. Diese Funktionalität wird es künftig auch in der Web-Oberfläche geben, steht aber dort, Stand heute, noch nicht zur Verfügung. Konsequenterweise wird Teams damit irgendwann auch Skype for Business Online ablösen (die eigenständige On-Prem-Lösung soll aber erhalten bleiben).

PS: Eine mobile Version der Teams-App gibt es natürlich auch!

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